Het gezegde is dat we slechts één zekerheid in het leven hebben. Best Value Procurement verandert daar niets aan. Wat we door het gezegde weten is dat we ‘niet alles weten’ en er dus onzekerheid is.

Hoogstwaarschijnlijk zullen onvoorziene en onverwachte gebeurtenissen dan ook optreden. In de uitvoering van een BVP-project moeten we dus het onvoorziene managen. Met andere woorden: wat ga ik doen als iets onvoorziens optreedt?

Discussie en ergernis

Ga er maar aanstaan! Je moet iets managen waarvan je nog niet weet wat het is. In de praktijk zie ik dat daar de grootste spanning tussen partijen zit. Ook worden er grote inspanningen geleverd om tot een oplossing te komen voor een onvoorziene gebeurtenis.

Zeker als het onvoorziene voor kosten en uitloop in tijd voor de opdrachtgever zorgt, leidt dit tot discussie. De BVP-theorie zegt dat verifieerbare prestatie informatie (VPI) je helpt om aan te tonen dat iets onvoorzien is en de door de opdrachtnemer voorgestelde maatregel effectief is. In de praktijk blijkt deze VPI moeilijk voor handen (of gehanteerd te worden) en zijn kosten en uitloop onderwerp van discussie.

Onvoorziene gebeurtenissen verhelpen

Onvoorziene gebeurtenissen hinderen echter beide partijen. Zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer hebben er belang bij om onvoorziene gebeurtenissen zo snel mogelijk te verhelpen. Het is de verantwoordelijkheid van beide partijen om na te denken wat zij vanuit hun competenties kunnen doen om het probleem te verhelpen.

De opdrachtnemer doet daar een voorstel in middels de wekelijkse risico rapportage (WRR) en de opdrachtgever beoordeelt, als het ware als objectieve derde, of het voorstel de onvoorziene gebeurtenis neutraliseert. Zo niet, dan is er voor beide nog werk aan de winkel.

Procedure afspreken

Laat je het euvel voortbestaan, dan heeft dit consequenties voor beide kanten: een onwenselijke situatie. Daarom is het goed om deze situatie voor te zijn door van te voren een procedure af te spreken hoe we met de consequenties en de besluitvorming van onverwachte gebeurtenissen omgaan. Dat is vooralsnog het best haalbare om onverwachte gebeurtenissen te managen in de praktijk.