Bij Best Value Procurement staan prestaties centraal. Het gaat er juist om om de hoogste waarde tegen de laagste prijs te verkrijgen. Een compleet andere manier van werken dan bij traditioneel inkopen. Deze andere manier van werken brengt ook een andere insteek van rollen met zich mee. Zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers moeten een ander spoor gaan bewandelen.

De rol van de opdrachtgever

Binnen de Best Value-filosofie is het de rol van de opdrachtgever om die opdrachtnemer, oftewel de expert, te identificeren die de opdracht kan uitvoeren. De opdrachtgever moet daarbij de expert “helpen” om zich zo goed mogelijk voor te bereiden op de uitvoering van de opdracht. Wat is de rol van de opdrachtgever om dit voor elkaar te krijgen?

– Inventariseren behoeften opdrachtgever en verwoorden in SMARTe doelstellingen
– Communiceren van deze behoeften richting de experts
– Sturen op basis van dominante informatie
– Minimaliseren van beslissingen door feiten te gebruiken en niet eigen interpretaties
– Selecteren van de juiste aanbieder en erkennen als expert
– Verifieren of de feiten wel kloppen en alle bijzonderheden in beeld zijn
(N.B. de expert kan ook niet alles weten, zo weet deze nooit beter dan de opdrachtgever zelf hoe de organisatie van de opdrachtgever in elkaar zit)
– Faciliteren bij de uitvoering van de opdracht vanuit zijn eigen verantwoordelijkheden
– Gepaste afstand houden, zodat de expert zijn werk kan doen

De rol van de opdrachtnemer

Het is aan de opdrachtnemer om zich als expert op te stellen en laat zien wat hij in huis heeft. De rol van de opdrachtnemer:

– Voortouw nemen en proactief de opdrachtgever benaderen
– Minimaliseren en beheersen van risico’s van de opdrachtgever
– Definiëren verschillen in verwachtingen opdrachtgever en de realiteit
– De opdrachtgever blijvend informeren met essentiële prestatie informatie

Het doorbreken van de vastgeroeste denkwijze bij traditioneel inkopen vraagt dus om deze nieuwe manier van denken over de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Binnen Best Value betekent dit een verschuiving van controleren en beheersen naar loslaten en vertrouwen. Waar voorheen werd gestuurd door de opdrachtgever wordt er binnen prestatie-inkoop geleid door de opdrachtnemer. De opdrachtgever faciliteert terwijl de opdrachtnemer juist proactief aan de slag gaat.